Automatizace nákupního procesu

 

Úspora času i nákladů

 

Kompletně elektronické soutěžení

 

Integrace s ERP 

 

Prvotřídní zabezpečení dat

 

Tramsparentní nakupování

VORTAL je přední světový nákupní systém, díky kterému ušetří firmy a veřejné ročně miliony Euro. Náš systém ulehčuje práci nákupčím, zpřístupňuje data manažerům a přináší nové příležitosti dodavatelům.


Proč VORTAL?     Získat DEMO

 

Benefity

 

Mějte veškeré informace k dispozici, pořád

VORTAL je 100% cloudové řešení, je dostupný 24/7 ať už z kanceláře nebo mobilního telefonu. Zjistěte v reálném čase kompletní informace o probíhajících či proběhlých výběrových řízeních a využijte reporting šitý na míru vašim potřebám.

 
Soutěžte kompletně elektronicky

Kompletně elektronický nákupní proces je transparentní, rychlý a časově i finančně méně nákladný. Urychlete celý proces ještě více díky uživatelsky definovatelným šablonám, automatickému vyhodnocení nebo hromadné komunikaci s dodavateli.

Centralizace a kolaborace je pro VORTAL zásadní

Sdílená výběrová řízení, centrální databáze dodavatelů, pracovní týmy, struktura společnosti, schvalovací procesy – to vše je pro VORTAL samozřejmostí. Naším cílem je bezchybně přenést vaše workflow do elektronické podoby.

 
Přirozená integrace s ERP

Používejte nástroje, které znáte. VORTAL plynule naváže na váš současný ERP systém a umí s ním komunikovat. Implementace systému tak nezasahuje do fungujících procesů nebo hodnocení dodavatelů.

 

 

Funkcionality systému

 

Workflow

Modul workflow obsahuje následující funkcionality související se spoluprací uživatelů:

  • Uživatelské profily – každý uživatel má ve VORTALu profil s podstatnými údaji
  • Přístupová práva – přístupová práva je možné nastavovat už od úrovně konkrétního uživatele
  • Uživatelské skupiny – množiny uživatelů s přednastavenými právy a zařazením
  • Pracovní týmy – týmy, které spolupracují na jednotlivých RFP/RFI
  • Schvalovací procesy – flexibilní víceúrovňový systém schvalovacích procesů
  • Úkoly a notifikace – uživatelé jsou upozorňováni na veškeré důležité události emailem
  • Nákladová střediska – pod nákladová střediska spadají jednotlivé poptávky, jde o divize, projekty apod.

e-Sourcing

e-Sourcing je centrálním modulem VORTALu. Přes e-Sourcing se vypisují a spravují jednotlivá výběrová řízení, hodnotí se přijaté nabídky a vybírá se vítězný dodavatel. Vypsání a vyhodnocení výběrového řízení je pevně nastavený proces, který zajistí, že každé výběrové řízení bude vypsáno se všemi náležitostmi. VORTAL nabízí následující možnosti soutěže:

RFx – Standardní RPF nebo RFI

Dynamické vyjednávání – RFP či RFI rozšířené o možnost tzv. dynamických kol, ve kterých máte možnost vyjednávat o ceně pouze u jednotlivých položek nebo umožnit dodavatelům vidět hodnotu ostatních nabídek

e-Aukce

Mezi další podstatné vlastnosti e-Sourcing modulu řadíme:
Automatické vyhodnocení – Veškeré nabídky ve VORTALu mají zákonitě stejný formát, systém tedy dokáže na klik připravit srovnávací tabulku vybraných nabídek

Multikriteriální hodnocení – VORTAL umí hodnotit tak, jak potřebujete. Multikriteriální hodnocení lze definovat uživatelsky na úrovni matematického modelu.

Knihovna souborů – Samozřejmostí je vložení veškerých nezbytných souborů přímo do RFx, odkud si je dodavatel může kdykoli stáhnout. Využít také můžete centrální knihovny souborů, kde si můžete uchovat často používané dokumenty a rychle je přidat k novým RFx.

xlsx

Složka poptávek – Přehledná složka všech RFx, ve které lze třídit podle detailních parametrů a hlídat tak například kolik výběrových řízení je vysoutěženo na konkrétním projektu a za jakou cenu.

Správa smluv

Modul na správu smluv je úzce propojený s modulem e-Sourcingu a navazuje na něj v poslední části procesu nákupu, přidělení zakázky.
Smlouvy se ve VORTALu automaticky řadí k souvisejícímu výběrového řízení a lze je v systému dohledat pomocí daných parametrů. Smlovu lze ve VORTALu uzavřít kompletně elektronicky, přicemž je možné ji vygenerovat na základě výběru uživatelsky definovaných šablon.

 

Reporting

Reporting ve VORTALu připravujeme na míru každému zákazníkovi.

Do reportingu je možné zařadit jakýkoli údaj, který je v systému dostupný a provázat jej vzorci. Manažerské sestavy jsou poté generovány na jedno kliknutí dle vybraných parametrů (filtrů), jejich interpretací je graf a tabulka ve formátu .xlsx.

Centrální databáze dodavatelů

Při implementaci VORTALu nahrajeme do naší centrální databáze veškeré vaše dodavatele a připravíme je na práci se systémem. Centrální databáze obsahuje dodavatele všech nákupčí, kteří přes VORTAL soutěží. Nadále pracujete s vašimi prověřenými dodavateli, ale máte také možnost využít prověřené dodavatele jiných společností. Můžete tak zvýšit tlak na cenu i kvalitu a benchmarkovat současné nákupy.

Vybrané vlastnosti databáze:

Kategorizace VORCAT – detailní kategorizace dodavatelů kombinující mezinárodně uznávané číselníky

Systém reputace – Reputace je veřejně sdílené hodnocení dodavatelů.

Interní hodnocení dodavatelů – Váš systém hodnocení dodavatelů převedený do VORTALu, který propojíme se současnou databází hodnocení.

 

Pomocné nástroje

VORTAL je především o uživatelské přívětivosti. Proto obsahuje řadu nástrojů, které může uživatel využít a ulehčit si každodenní práci a opakované úkony.

Příklady:

Dashboard – přizpůsobitelná pracovní plocha a domovská obrazovka

Šablony zpráv – posílejte zprávy rychle a hromadně

Upozornění a osobní agenda – nepropásněte žádnou důležitou událost

 

Integrace s ERP

Pro integraci s ERP využíváme sofistikovaný software, kterému říkáme VORTALconnect. VORTALconnect vychází z 10 let zkušeností a už v základu je připraven na spolupráci s nejznámějšími ERP systému jako je například SAP.

Pokud máte zájem o detailnější informace o propojení s konkrétním ERP, napište nám prosím.

 

Nabídky a správa příležitostí

I jako nákupčí můžete využít modul nabídek a jednotlivé divize vaší společnosti se tak mohou účastnit vašich vlastních výběrových řízení.

Modul standardně nabízí možnost vyhledávání aktivních výběrových řízení dle kategorizace VORCAT a upozornění na výběrová řízení, která se týkají hlavního předmětu podnikání dodavatele.

 

Reference

ANA Airport

S VORTALem postavíte celé letiště! ANA – Airports of Portugal je státní organizace, která využívá VORTAL ze zákona pro veškeré vládní nákupy. Zavedení VORTALu mělo za cíl zvýšit bázi dodavatelů, nakupovat za lepší ceny a zefektivnit práci celého nákupu společnosti. Jen za několik měsíců od zavedení se participace nových dodavatelů ve výběrových řízeních zvedla o 55 %, což mělo za následek velmi pozitivní úspory ve výši 9,3 % na samotných nákupech. Jako kompletně paper-less řešení uspořil VORTAL 5 hodin práce na člověka na každém výběrovém řízení a přes 85 000 Euro v nepřímých nákladech na 1000 výběrových řízení. Chcete se dozvědět více? Stáhněte si případovou studii.
Stáhnout case study
Ana Airport Lisabon

 Mota Engil

Mota-Engil je nadnárodní stavební firma působící na 4 kontinentech a její Portugalská pobočka s obratem přes 1,2 miliardy Euro je naším největším zákazníkem v soukromém sektoru. VORTAL využívá už od roku 2003 a systém dnes v Mota-Engil používá denně více než 700 uživatelů. V současnosti přes něj realizuje přes neuvěřitelných 90 % všech výběrových řízení. Náš nákupní systém ušetří Mota-Engil ročně statisíce Euro. Chcete se dozvědět více? Stáhněte si případovou studii.
Stáhnout case study
Mota EngilMota Engil

 

Získejte pilotní projekt Vortal až na 3 měsíce

 

Zažádejte pro Vaši společnost bezplatné testování systému Vortal až na 3 měsíce
Jak probíhá testování nákupního systému Vortal?

1. ÚVODNÍ WORKSHOP

Na úvodním workshopu vás konzultant seznámí se vším důležitým o VORTALu při živé prezentaci ze systému. Cílem workshopu je zodpovědět veškeré otázky související s využitím systému v praxi vaší společnosti.

2. NASTAVENÍ SLUŽBY

Pokud se rozhodnete pro testování VORTALu formou pilotního projektu, je třeba systém nastavit na míru podmínkám, ve kterých váš nákup současně funguje. Úkolem našeho projektového manažera je v této fázi efektivně přenést vaše nákupní procesy do systému a nastavit s vámi cíle pilotního projektu.

 

3. AKTIVNÍ ŠKOLENÍ

Předcházíme odporu koncových uživatelů k používání nového systému. Důkladně proškolíme vaše nákupčí při realizaci skutečných výběrových řízení a pomocí webových seminářů připravíme na práci v systému i dodavatele.

 

4. MĚŘENÍ A OPTIMALIZACE

V průběhu projektu budeme sbírat nejen syntetické údaje o konaných výběrových řízeních, ale také zpětnou vazbu uživatelů, která je zásadní pro vyhodnocení. V projektu aktivně participujeme a pomáháme s optimalizací, stejně jako při implementaci systému do celé společnosti.

 

5. VYHODNOCENÍ PROJEKTU

Poslední fází pilotního projektu je vyhodnocení projektu Project Boardem – předání výstupu o splnění stanovených cílů, zhodnocení zpětné vazby uživatelů a dalších dat, která vedou k rozhodnutí o úspěšnosti pilotního projektu a dalším společném postupu.